Coronavirus – cât de pregătite sunt companiile din România să gestioneze munca ”remote”?

În scenariul nedorit în care o epidemie lovește România, nu numai Sănătatea și entitățile implicate în situații de urgență vor avea de dat un test vital pentru populație, însă  multe companii, în special cele din zona de suport servicii, business process outsourcing – cunoscute prin numărul foarte mare de angajați locali (dar nu numai!) – vor trebui să aplice planuri de contingență funcționale!

Pe vremea în care construiam planuri de contingență pentru echipe din zona suport servicii locale și internaționale, acestea implicau în special back-up pentru infrastructură (IT, electricitate, comunicații etc). Mă intreb însă câte dintre companiile cu prezență masivă în România au planuri de contingență și pentru situații epidemice? Câte dintre ele au infrastructura necesară pentru a le permite propriilor lor angajați să-și desfăsoare activitatea de acasă, în situații de urgență?

În România, munca de la distanță sau remote întâmpină astăzi dificultăți pe mai multe paliere:

1. Legislație: Nu este suficient de reglementată legislativ în special în zona de securitate si a protecției în muncă a angajatului.
2. Mentalitate: Operăm cu mentalități neadaptate la dezvoltarea tehnologică de azi: personal mi s-a spus de multe ori de către decidenți din afara țării că ”românii nu sunt pregătiți încă să-și asume responsabilitatea unui job remote” desi există multiple cazuri, în special în zona de IT, în care munca remote funcționează cu rezultate bune. Există temerea că angajații nu vor munci tot atât de mult de acasă, calitatea muncii prestate este pusă la îndoială mai ales în absența unor instrumente de măsurare fezabile.
3. Motivația angajaților de a lucre remote – dacă pentru domeniile unde munca remote este deja tradițională (vezi IT, suport servicii) există un nivel de toleranță mare al angajaților pentru acest sistem – mulți angajați însă se exprimă pentru o mai bună balanță muncă la sediu vs. muncă acasă, mai ales din nevoia de a socializa, de a schimba idei față în față –  pentru mulți dintre ei fiind vital acest mod de lucru. Pentru cei cu copiii e foarte greu să îi deprinzi pe micuți că acum ești ”la birou” desi copilul te vede acasă și nu înțelege cum vine asta? E nevoie de timp, reguli și educație constantă.
4. Sistemele de măsurare a performanței în multe companii, sunt stufoase și nu sunt adaptabile evaluării calității muncii prestate remote.
5. Infrastructura – lucrul de acasă presupune acces la internet de bună calitate, linie telefonică funcțională, un spațiu de lucru protejat de zgomote de fond (copii, câini, bormașină, aspirator, vecini de bloc zgomotoși etc) , acces VPN unde e cazul sau acces securizat la datele clienților și companiei, un bun model de management al angajaților remote și un bun model de comunicare internă bazat pe conferințe telefonice, video calls, webinarii, sedințe remote etc. Cam ce procent din angajații companiei în care lucrezi ar avea toate acestea disponibile mâine, în caz de alertă epidemică?
6. Managementul timpului – dacă iei un angajat obișnuit să lucreze cu supervizare, ce are in mod constant rezultate slabe sau probleme de eficiență și îl pui să lucreze independent – probabilitatea ca el să fie ineficient lucrând remote – e mare. De aceea companiile vor avea nevoie de să-și adapteze rapid sistemul de suport pentru angajații remote (coaching și suport online).
7. Limitări contractuale – pentru multe companii, în special din rândul celor ce prestează servicii externalizate pentru marii clienți de peste mări și țări, există limitări contractuale prin care, din motive de securitate a datelor, angajații nu pot lucra decât dintr-un sediu agreat de client, cu standarde de lucru clare, securitate a datelor și acces la informații limitat – toate agreate contractual – orice modificare în acest sens fiind o violare a contractului.

Cred că e momentul ca fiecare lider să-și regândeasca planul de contingență și  probabil că foarte mulți au facut-o deja. Viteza de propagare a epidemiei în țările ce au important COVID-19 (vezi Italia, Iran, Korea de Sud) ar trebui să fie un semnal și un moment bun de regândire a proceselor și practicilor de lucru în acest context de excepție. Factorii de decizie ne asigură ”că sunt pregătiți” – hai să nu ne culcăm pe o ureche pe promisiuni cu iz politic și să fim proactivi! Noi nu suntem țara care să construiască un spital în zece zile și nici infrastructura necesară pentru a-i transporta pe oameni în siguranță la spital.